A comunicação clara é fundamental para o sucesso de uma empresa. Seja um e-mail, um relatório ou uma apresentação, todas as informações devem transmitir a mensagem corretamente. Por quê? Mal-entendidos resultam em atrasos, erros e frustração. É sua responsabilidade e da sua equipe tornar a comunicação mais fácil de entender.
O termo “compreensão” pode soar como algo complicado de alcançar, mas não é. Envolve seguir alguns passos simples, como usar palavras simples na escrita, organizar ideias, optar pelo tom adequado, e a lista continua.
Quer aprender todas as técnicas restantes? Deseja mesmo melhorar a comunicação na sua empresa? Leia este guia detalhado para aprender!
1. Conheça seu público
A comunicação eficaz começa com o conhecimento do seu público . Isso ajuda a criar uma mensagem personalizada para os receptores, garantindo que eles leiam, interajam e compreendam a mensagem.
Portanto, antes de começar a escrever a mensagem que pretende transmitir, identifique o perfil do seu público-alvo. Saiba quem eles são. São funcionários não técnicos, especialistas técnicos, clientes ou partes interessadas?
Em seguida, elabore sua mensagem em um tom adequado. Por exemplo, utilize técnicas de comunicação formais com linguagem profissional e respeitosa.
Dê ênfase ao nível de detalhamento técnico utilizado. Por exemplo, inclua detalhes técnicos ao explicar um projeto para uma equipe técnica. No entanto, concentre-se nos resultados e na relevância para um público não técnico, sem usar termos técnicos.
2. Estruture seu conteúdo de forma lógica
Uma mensagem dispersa pode confundir até mesmo o público mais inteligente. Portanto, é extremamente importante organizar seu conteúdo e melhorar a clareza e a retenção da informação.
A primeira coisa a fazer é começar com um título ou um resumo que explique o “porquê” .
Explique claramente o propósito da mensagem . Você pode começar com “Este memorando descreve as etapas para simplificar nosso processo de integração” em vez de começar com detalhes de contexto.
Ao fazer isso, você menciona seu objetivo logo de início para alinhar as expectativas. Além disso, divida as informações em seções pequenas e fáceis de gerenciar.
Divida o conteúdo em seções com títulos para facilitar a leitura rápida. Use marcadores para listas ou etapas. Você pode até usar negrito ou itálico para destacar os detalhes importantes.
Por exemplo, ao compartilhar uma atualização de projeto, você pode criar um esboço como este:
- Situação atual
- Desafios
- Próximos passos
No entanto, certifique-se de seguir uma estrutura lógica para apresentar seu argumento. Por exemplo:
Problema → Solução → Benefícios → Próximos passos.
Pergunta → Explicação → Exemplo → Chamada para ação.
3. Concentre-se em uma ideia de cada vez
Apresentar muita informação de uma só vez é um desperdício. Isso não só dificulta a memorização por parte do público, como também dilui a mensagem principal.
A solução ? Uma ideia de cada vez.
Você pode adicionar vários parágrafos a uma mensagem, mas cada um deve se concentrar em uma ideia principal. Cada parágrafo deve transmitir um único ponto.
Além disso, se um parágrafo estiver ficando muito longo, divida-o em seções menores. Por exemplo, ao explicar um processo, dedique um parágrafo à “preparação”, outro à “execução” e um terceiro ao ” acompanhamento “.
Mas e se alguém precisar comunicar várias ideias? Nesse caso, a melhor estratégia é dividi-las em mensagens ou seções separadas.
Por exemplo, em vez de incluir atualizações, prazos e pedidos de feedback em um único e-mail, envie três e-mails focados em um único tópico ou categorize-os claramente.
4. Utilize a tecnologia
Alinhe-se à estruturação do seu conteúdo e à discussão de uma ideia por vez; você também deve usar a tecnologia para facilitar ainda mais a sua comunicação.
Comece usando o Hemingway Editor. Você pode verificar a legibilidade de todos os textos usados para comunicação na sua empresa.
Basta colar sua mensagem, e-mail, relatório ou o que for no campo de entrada, e ele destacará instantaneamente as frases complexas . Analise cada parte destacada e faça as alterações necessárias para torná-la menos complexa e mais legível.
Além de dar ênfase à comunicação escrita, não se esqueça de usar aplicativos de mensagens para facilitar a comunicação entre os funcionários.
As duas melhores plataformas para comunicação direta são o Slack e o Trello .
- Use o Slack para mensagens instantâneas e discussões em grupo.
- Use o Trello para atualizações de projetos, atribuição de tarefas e cronogramas.
Essas plataformas compartilhadas garantem que todos tenham acesso às mesmas informações o tempo todo. Isso facilita a compreensão do que está acontecendo ao nosso redor.
5. Use uma linguagem clara e simples.
Encontrou trechos do seu texto destacados no Hemingway Editor? Não se preocupe! Basta usar uma linguagem simples e clara, com estruturas de frases adequadas, para torná-los legíveis.
A simplicidade é fundamental na comunicação empresarial. Portanto, é hora de adotá-la. Leia a frase complexa e substitua o jargão por linguagem simples sempre que possível.
Por exemplo , em vez de dizer “Precisamos otimizar os KPIs” , diga “Precisamos melhorar as principais métricas de desempenho” . Caso precise usar termos específicos, forneça breves explicações.
Além disso, substitua palavras e termos difíceis de ler por alternativas fáceis de ler e entender. Se não for necessário, você pode até remover os termos técnicos.
Frases longas podem confundir os leitores. Portanto, tente manter cada frase com menos de 20 palavras sempre que possível. Quer acelerar o processo? Você pode até usar uma ferramenta de parafrasear texto para tornar seu texto claro e simples. Em vez de tornar cada frase legível manualmente , Você pode usar essa ferramenta para parafrasear e realizar essa tarefa em segundos.
Basta colar o texto desejado na caixa de entrada de texto, selecionar o modo de paráfrase desejado e clicar no botão “Paráfrase” para parafrasear o texto.
No entanto, essa ferramenta pode não eliminar completamente a ambiguidade. Portanto, após simplificar o texto desejado, leia o resultado em busca de qualquer ambiguidade e remova-a. Para uma comunicação eficaz, mantenha tudo claro e conciso em seus textos.
6. Aplicar recursos visuais
Existe um ditado famoso que diz ” Uma imagem vale mais que mil palavras “, e isso é verdade. Uma única imagem pode transmitir uma ideia/história complexa de forma mais eficaz do que uma longa descrição. As imagens capturam momentos ou emoções de uma maneira que as palavras sozinhas teriam dificuldade em fazer.
Portanto, não se esqueça de incorporar elementos visuais para quebrar a monotonia do texto simples. Você pode usar gráficos para mostrar tendências, diagramas para comparações e infográficos para processos. Portanto, em vez de explicar o crescimento da receita ao longo de cinco anos em parágrafos, use um gráfico de linhas.
Ao inserir informações nos elementos visuais, utilize técnicas de formatação para destacar os pontos principais. Aplique negrito, itálico ou cores para enfatizar detalhes importantes.
Exemplo: “O prazo para envio das propostas é sexta-feira às 17h”. No entanto, use a formatação apenas até certo ponto, para que a mensagem não fique confusa.
7. Use exemplos e analogias
Exemplos e analogias simplificam ideias complexas e as conectam a conceitos familiares. Portanto, a melhor maneira de comunicar sua mensagem ou qualquer atualização é comparar o novo conceito ou ideia com o já existente.
Exemplo: “Este processo de aprovação é semelhante ao nosso processo de reembolso de despesas, mas mais organizado.”
Você também pode usar situações do dia a dia para explicar as funções. Por exemplo: “Nossa equipe é como um jogo de futebol — cada jogador tem uma função, e o sucesso depende do trabalho em equipe”.
Explique ideias técnicas usando metáforas com as quais as pessoas possam se identificar. Exemplo: “Pense no pipeline de vendas como um funil — largo no topo para leads, estreitando-se para filtrar os melhores prospects”.
Não se esqueça de usar analogias relevantes. Combine-as com recursos visuais para um impacto maior. Exemplos e analogias relevantes tornam conceitos abstratos tangíveis. Eles garantem uma comunicação clara entre as pessoas que trabalham em uma empresa.
Conclusão
Melhorar e tornar a comunicação empresarial compreensível não é difícil. Basta conhecer seu público e criar sua mensagem de acordo com ele. Em seguida, organize-a logicamente e simplifique a linguagem para tornar suas mensagens mais claras.
Você pode usar ferramentas como o Hemingway Editor e plataformas de comunicação como o Slack e o Trello para garantir que todos estejam alinhados. Adicionar recursos visuais e exemplos pode aprimorar ainda mais a compreensão. Uma comunicação clara e eficaz é essencial para o sucesso, e essas estratégias facilitam sua conquista.
